दरभंगा/बिहार 27 जून। समाहरणालय अवस्थित बाबा साहेब डॉ. भीमराव अम्बेडकर सभागार में जिलाधिकारी दरभंगा राजीव रौशन की अध्यक्षता में सभी कार्यालयों में संधारित अभिलेख एवं संचिकाओं को सुव्यवस्थित करने को लेकर बैठक आयोजित की गई।
बैठक में जिलाधिकारी ने कहा कि सामान्य प्रशासन विभाग बिहार सरकार द्वारा सभी कार्यालयों को सु-व्यवस्थित रखने को लेकर दिशा निर्देश जारी किए गए।कार्यालयों में संचिकाएँ व्यवस्थित रूप से रखी जाए, वैसे अभिलेख एवं संचिकाएँ जो बहुत पुराने हो गए हैं और जिनकी जरूरत नहीं पड़ने वाली है, उन्हें सूचीबद्ध करते हुए लाल कपड़े में बांधकर, उस पर सूची चिपका कर रखी जाए। यदि ऐसा प्रतीत होता है कि उस अभिलेख की आवश्यकता आगे पड़ेगी तो उसे स्कैन कर डिजिटल मोड में रखी जाए। डिजिटल मोड में भी व्यवस्थित ढंग से इंडेक्स बनाकर संचिकाओं को रखी जाए। पुरानी संचिकाओं का डिजिटाइजेशन किया जाना है, इसके लिए संबंधित लिपिक अपने प्रभार के संचिकाओं एवं अभिलेख का विस्तृत ब्यौरा तैयार कर लिया जाए।
कार्यालय प्रधान द्वारा तय किया जाएगा कि कौन सा अभिलेख कार्यालय में रखा जाएगा और कौन सा अभिलेख अभिलेखागार में रखने योग्य है, वैसी संचिकाओं एवं अभिलेख जो पुराने हो गए हैं और जिनकी आवश्यकता नहीं पड़ती है, वह सभी अभिलेखागार में रखे जाएंगे।
जिलाधिकारी ने कहा कि आज हम डिजिटल युग में जी रहे हैं और सभी कार्य कागज पर हो यह उचित नहीं है।
उन्होंने कहा कि ई-ऑफिस के माध्यम से संचिकाएँ एवं पत्र आगे बढ़नी चाहिए, इससे बीच के पदाधिकारी को भी अपनी संचिकाएँ के फला-फल की जानकारी मिल जाती है, क्योंकि संचिकाएँ जिस माध्यम से आती है उसी माध्यम से वापस जाती है। उन्होंने कहा कि कार्यालय व्यवस्थित हो और अच्छा दिखे इसके लिए डिजिटाइजेशन आवश्यक है, जिसमें संचिका रखने ढ़ोने की जरूरत नहीं पड़ती है और हमेशा के लिए सुरक्षित भी रहता है। वैसे अभिलेख, पुस्तक, टूटे-फूटे उपस्कर जो अनावश्यक पड़े हुए हैं उनका रद्दीकरण करते हुए नीलामी कर दी जाए।
उन्होंने कहा कि संचिकाओं एवं अभिलेख खराब न हो उसमें दिमक न लगे इसका भी ध्यान रखना होगा।
उन्होंने कहा कि प्रकीर्णन नियमावली में स्पष्ट किया है कि किन संचिकाओं/अभिलेख को रखना है।
बैठक में अपर समाहर्ता-सह अपर-जिला दंडाधिकारी राजेश झा राजा, अनुमंडल पदाधिकारी सदर चंद्रिमा अत्री, उप निदेशक जन संपर्क नागेंद्र कुमार गुप्ता, अनुमंडल पदाधिकारी बेनीपुर शंभू नाथ झा, जिला योजना पदाधिकारी नवीन कुमार, उत्पाद अधीक्षक ओमप्रकाश, प्रभारी पदाधिकारी डीआरडीए राहुल कुमार, स्थापना उप समाहर्ता अमृता कुमारी, वरीय उप समाहर्ता अभिषेक रंजन, फैजान सरवर एवं संबंधित पदाधिकारी गण उपस्थित थे।
